Échéances et calendriers

Comprenez comment les échéances d'un élève sont générées à partir de son échéancier, de sa date d'inscription et de la configuration de facturation.

Une échéance est une portion planifiée de ce qu'un élève doit — un montant assorti d'une date d'exigibilité. Les échéances ne se créent pas à la main : elles sont générées lorsqu'un échéancier de paiement est associé à une inscription.

Pour qui

Les administrateurs qui veulent comprendre d'où vient le solde d'un élève.

Les exemples ci-dessous prennent une année scolaire du 1er septembre au 30 juin, et la configuration de facturation par défaut : exigibilité le 1er de chaque mois, facturation à l'avance. Les autres ancrages et moments sont décrits ensuite. La configuration se règle sous Paramètres → Finance → Facturation — voir Configuration de la facturation.

Comment les échéances sont générées

Un échéancier est associé à une inscription

Lorsqu'un élève est inscrit avec un échéancier — ou qu'un échéancier est défini sur une inscription existante — les frais de l'échéancier deviennent la base du calendrier.

Les mois antérieurs à aujourd'hui ne sont pas générés

Le calendrier part d'aujourd'hui dans le fuseau de l'école, ou du premier jour de l'année scolaire lorsque aujourd'hui est antérieur. Les mois antérieurs ne sont pas générés. Rien n'est généré après la fin de l'année.

La date d'inscription peut être aujourd'hui par défaut. Elle ne déplace pas la première échéance hors de l'ancrage de facturation.

Chaque frais se développe selon sa périodicité

Périodicité	Ce qui est généré
Mensuelle	Une échéance par mois, de la première date d'exigibilité jusqu'à la fin de l'année.
Trimestrielle	Une échéance tous les trois mois, selon la même règle.
Unique ou annuelle	Une seule échéance, exigible à la première date.

Le calendrier apparaît sur l'élève

Les échéances générées — chacune avec un montant dû et une date d'exigibilité — s'affichent sur la vue des paiements de l'élève, regroupées par frais.

Dates d'exigibilité

Avec la configuration par défaut, chaque mois du calendrier est exigible le 1er, y compris le mois d'arrivée de l'élève.

Une échéance impayée dont la date est antérieure à aujourd'hui dans le fuseau de l'école s'affiche En retard. Exigible aujourd'hui, elle n'est pas en retard. Le montant reste à encaisser.

L'élève arrive après le 1er — à l'avance

Inscrit le 3 octobre. Moment : à l'avance. Ancrage : 1er de chaque mois.

Frais	Échéances
Mensuel (cantine, activités, …)	1er octobre, puis du 1er novembre au 1er juin. Septembre n'est pas facturé. Octobre est facturé le 1er.
Unique (inscription, fournitures, …)	Une échéance exigible le 1er octobre.

Le 3 octobre, ces lignes du 1er octobre sont déjà en retard. De novembre à juin, elles restent en attente.

L'élève arrive le jour d'ancrage

Date d'inscription : 1er octobre. La première échéance est le 1er octobre, puis le 1er de chaque mois suivant jusqu'en juin. Un frais unique est lui aussi exigible le 1er octobre.

Si l'échéancier est associé le 3 octobre, ces lignes du 1er octobre sont déjà en retard : l'élève était inscrit à la date d'exigibilité, et cette date est passée.

À terme échu

À terme échu facture en fin de période. Si l'élève arrive après l'ancrage du mois, cette période est sautée. Une inscription le 3 octobre avec le 1er pour ancrage commence le 1er novembre. Octobre n'est pas facturé. Les mois suivants restent le 1er.

La date d'inscription comme ancrage

Lorsque l'ancrage est Date d'inscription de l'élève, chaque échéance tombe ce jour du mois : une inscription le 3 octobre donne le 3 octobre, le 3 novembre, le 3 décembre, et ainsi de suite. Un mois court prend le dernier jour, puis le jour d'inscription revient.

Changer d'échéancier

Un changement réussi remplace le calendrier par le nouvel échéancier. Il ne conserve pas les échéances impayées de l'ancien.

Ce qui se passe	Effet sur le calendrier
Le changement réussit	Chaque échéance impayée de l'ancien échéancier est retirée, y compris celles en retard. Les échéances payées restent. Une échéance partiellement payée est close au montant déjà encaissé et reste.
Nouveau calendrier	Construit à partir d'aujourd'hui, pas de la date d'inscription d'origine, jusqu'à la fin de l'année. Les mêmes règles de date s'appliquent. Un frais déjà payé pour cette même date n'est pas facturé une seconde fois.
Le changement est refusé	Rien n'est retiré et rien n'est ajouté. L'échéancier et les échéances restent tels quels.
Le même échéancier est choisi	Aucune nouvelle échéance.

Vérifiez le résultat

Après un changement réussi, ouvrez les échéances de l'élève. Les lignes en retard de l'ancien échéancier ont disparu. Les frais du nouvel échéancier sont à leur place, à partir de la période en cours.

Changement avec seulement des lignes en retard

L'ancien échéancier a une cantine impayée exigible le 1er octobre (en retard) et rien de payé. Le changement réussit. Cette ligne d'octobre est retirée, avec toutes les autres lignes impayées de l'ancien échéancier. Le nouvel échéancier est généré depuis aujourd'hui : un frais unique exigible à l'ancrage en cours (le 1er octobre, si l'élève était déjà inscrit ce jour-là), et un frais mensuel de cette date jusqu'en juin. Il n'y a pas de second exemplaire du même frais à la même date.

Changement alors qu'un paiement existe déjà

Une échéance du 1er octobre déjà payée reste sur l'ancien échéancier. Si le nouvel échéancier contient ce même frais, il n'ajoute pas une autre échéance le 1er octobre. Les mois suivants du nouvel échéancier sont quand même générés.

Changement refusé

Le changement n'est enregistré que si le remplacement entier réussit. S'il est refusé — l'échéancier ne s'applique pas au niveau de l'élève, l'année est close, ou le calendrier ne peut pas être construit — l'élève garde l'échéancier et les échéances précédents. Les lignes en retard restent parce que le changement n'a pas eu lieu, pas parce qu'un changement réussi les conserve.

Lire une échéance

Chaque échéance suit trois chiffres :

Chiffre	Signification
Montant dû	Le montant planifié pour cette échéance.
Montant payé	Ce qui a été encaissé jusqu'à présent.
Restant	Montant dû moins montant payé — ce qui reste à devoir.

Une échéance est entièrement réglée lorsque le montant restant atteint zéro.